Spätná väzba je dôležitým nástrojom na podporu rastu a zlepšovania schopností – či už jednotlivcov, alebo celých tímov. Ak je však poskytovaná príliš neskoro alebo praktikovaná nesprávne, stráca svoj transformačný potenciál. Preto je pre mňa kľúčové, aby bola okamžitá.
Ako obchodný riaditeľ aj kouč som videl, že okamžitá spätná väzba dokáže nielen zlepšiť výkon, ale aj podporiť vzťahy. Zabudnite na zastaralé metódy feedbacku ako napríklad Sendvičová metóda (Pozitívny feedback, negatívny/konštruktívny, pozitívny). Skúste jednu z týchto troch efektívnejších metód:
- Pozitívna spätná väzba „4:1“
- Vidím, Cítim, Potrebujem
- Start, Stop, Continue
1. Pozitívna spätná väzba „4:1“
Na pozitívnu spätnú väzbu sa zabúda a pritom má veľký transformačný potenciál. Nie je to len o pochvale – je to nástroj, ktorý:
- Posilňuje dobré správanie: Keď ľudia vedia, čo robia dobre, majú väčšiu motiváciu to zopakovať.
- Buduje sebavedomie: Uvedomenie si vlastných silných stránok pomáha prekonávať ďalšie výzvy.
- Podporuje tímovú kultúru: Prostredie, kde sa pozitívna spätná väzba praktizuje pravidelne, vytvára atmosféru dôvery, zmysluplnosti a spoločnej tvorby.
Ako na pozitívnu spätnú väzbu?
- Buď konkrétny: Namiesto všeobecných pochvál typu „dobrá práca“ povedz presne, čo sa ti páčilo. („Veľmi sa mi páčilo, ako si dokázal klientovi jasne vysvetliť naše riešenia. Bolo to naozaj presvedčivé.“)
- Spoj spätnú väzbu s výsledkom: Ukáž, aký dopad malo pozitívne správanie. („Tvoja dôsledná príprava nám pomohla získať dôležitého klienta.“)
- Venuj pozornosť detailom: Ľudia ocenia, keď si všimneš ich prácu do hĺbky. („Všimol som si, že si použil konkrétne dáta v prezentácii, čo ju urobilo veľmi presvedčivou.“)
Balans medzi pozitívnou a konštruktívnou spätnou väzbou: Princíp 4:1
Pri poskytovaní spätnej väzby je kľúčové nájsť rovnováhu. Pomer „4:1“ hovorí, že na každú konštruktívnu spätnú väzbu by mali pripadať aspoň štyri pozitívne zdielania. Nie je však nutné v jednom momente spájať pozitívnu spätnú väzbu s konštruktívnou. Dôležité je, aby pomer pozitívnej ku konštruktívnej spätnej väzbe bol na konci dňa (týždňa, mesiaca, roka…) 4:1.
Tip na experiment č.1: Vyhradte si pravidelný čas a priestor na pochvalu alebo ocenenie. Môžu to byť napríklad už existujúce 1:1 stretnutia (ak máte s kolegami zavedené). Pomôckou môže byť dokument, kde si budete priebežne zapisovať body k feedbacku a následne ich vytiahnete na stretnutí.
Tip na experiment č.2: Skúste zaviesť celofiremný proces na ocenenie kolegov – každý tak bude mať priestor vyjadriť vďaku alebo pochvalu. Urobte z toho pravidlo a sledujte aký dopad to má na náladu vo firme a vzťahy medzi kolegami.
2. Vidím, Cítim, Potrebujem
Táto metóda pochádza z nenásilnej komunikácie a je skvelá pre vyjadrenie spätnej väzby, ktorá je jasná, empatická a rešpektujúca. Pomáha zamerať sa na fakty a vlastné pocity bez obviňovania.
- Vidím (alebo počujem): Opíš konkrétny fakt alebo situáciu, ktorú si všimol. („Vidím, že si na porade odpovedal na otázky klienta veľmi stručne.“)
- Cítim: Povedz, ako sa pri tom cítiš. („Cítim sa trochu zmätený, pretože som očakával detailnejšiu odpoveď.“), POZOR: všimol som si častú chybu, ktorú ľudia robia v tomto kroku. Namiesto zdielania svojho pocitu hodnotia situáciu. Pocity sú emócie, ktoré v danej situácii zažívame.
- Potrebujem: Vysvetli, s ktorou mojou naplnenou alebo nenaplnenou potrebou súvisí môj pocit. („Potrebujem, aby klienti dostávali vždy ucelené informácie. Klienti tak budú lepšie usmernení a zároveň ukážeš svoju odbornosť v danej téme.“)
Táto metóda je výnimočná tým, že druhá strana sa necíti napadnutá. Zároveň vytvára priestor pre spoločnú tvorbu riešení, ktoré vedú k pozitívnej transformácii správania. V skutočnosti má táto metóda ešte štvrtý bod, ktorý odporúčam pridať. Ide o vyjadrenie požiadavky.
Tip na experiment č.3: Experimentujte so štvrtým bodom metódy – navrhnite kroky, ktoré budú viesť k želaným výsledkom v danej situácii. („Mohol by si nabudúce svoje odpovede klientovi viac rozvinúť?“)
Tip na experiment č.4: Požiadajte druhú osobu, aby sama navrhla kroky, ktoré budú viesť k želaným výsledkom. („Čo by si mohol nabudúce urobiť inak?“)
3. Start, Stop, Continue
Táto metóda je jednoduchá a ideálna pre rýchlu a štruktúrovanú spätnú väzbu. Umožňuje efektívne identifikovať, čo treba zlepšiť, čo zastaviť a čo udržať.
- Start: Čo by mal človek začať robiť? („Začni pridávať konkrétne príklady do svojich prezentácií, aby boli zaujímavejšie.“)
- Stop: Čo by mal človek prestať robiť? („Prestaň odpovedať na maily počas tímových stretnutí, pôsobí to nezdvorilo.“)
- Continue: Čo robí človek dobre a mal by v tom pokračovať? („Pokračuj vo svojom proaktívnom prístupe k získavaniu spätnej väzby od klientov.“)
Táto metóda je priamočiara a poskytuje konkrétne odporúčania, ktoré môže človek ľahko aplikovať. Navyše posilňuje zmysluplné aktivity, ktoré vedú k lepším výsledkom.
Prečo záleží na okamžitej spätnej väzbe?
Vo svojej praxi som si uvedomil, že kľúčom k efektívnej spätnej väzbe je jej načasovanie. V prostredí, kde je dôležité konať rýchlo a efektívne, som videl, ako dokáže okamžitá spätná väzba podporiť nielen výkon, ale aj dôveru a vzťah. Neskorá spätná väzba spôsobí, že situácia, ktorá vám prekáža, začne postupne „hniť“. Jedného dňa tak objavíte problém, ktorého riešenie bude oveľa náročnejšie a drahšie ako riešenie v jeho počiatku. Alebo nakoniec dôjde k momentu, kedy ani vám, ani človeku, ktorému ste chceli dať spätnú väzbu, „na tom“ vlastne už vôbec nezáleží.
Spätná väzba je tiež príležitosť na učenie a rozvoj. Keď ju vnímame ako súčasť kontinuálneho procesu zlepšovania, stáva sa nástrojom, ktorý nielen rieši problémy, ale umožňuje nám hrať naplno a dosahovať zmenu tam, kde je to potrebné. Feedback, podaný v správnom momente, nám umožňuje efektívne učiť sa z našich chýb, vyhodnocovať aktivity a podporiť pozitívne správanie.
Supershopnosť každého lídra
Dávať spätnú väzbu je SUPERSCHOPNOSŤ, ktorá si vyžaduje praktikovanie. Metódy popísané vyššie sú podľa mňa výbornými nástrojmi, pomocou ktorých môžete túto supershchopnosť trénovať.
Tip na experiment č.5: Skúste pri najbližšej príležitosti použiť jednu z metód. Neriešte vopred ako to bude znieť a aký bude z toho výsledok. To vyhodnoťte následne. Dôležité je to skúšať.
Tip na experiment č.6: Pošlite tento článok kolegom alebo osobám, od ktorých chcete dostať spätnú väzbu. Následne ich požiadajte aby dali feedback oni vám. Sledujte čo sa deje. Experiment s požiadaním o spätnú väzbu opakujte pravidelne 😊.
Postupným dosahovaním majstrovstva v tejto supershopnosti sa stane vašou autentickou súčasťou a nahradí vaše doterajšie, menej efektívne postupy. Keď je podaná s rešpektom a načas, stáva sa z nej mocný nástroj pre rast a transformáciu – nielen jednotlivcov, ale aj celých tímov.
Najhorší feedback je žiadny feedback
Možno vyššie uvedené metódy nebudú pasovať každému a to je úplne v poriadku. Existujú ďalšie metódy a stále platí nasledovné: Najhorší feedback je žiadny feedback, experimentujte – skúšajte rôzne spôsoby, kombinujte metódy a hlavne nečakajte na najlepší moment, lebo najlepší moment na spätnú väzbu je vtedy, keď vás prvý krát napadne, že by ste mali niekomu spätnú väzbu dať.
